Kennst du das? Man hat mal kurz nicht hingeschaut und schon haben die Belege wieder die Kontrolle über den Schreibtisch gewonnen? Und dann kommt der Tag, an dem man das Chaos unter Kontrolle bringen muss. Wenn es erstmal soweit gekommen ist, hat man schon gar keine Lust mehr, mit der Buchhaltung anzufangen. Aus der Erfahrung meiner Kunden und Community weiß ich auch: Buchhaltung ist bei den meisten Selbstständigen ungefähr so beliebt wie eine Wurzelbehandlung. Aber es gibt zum Glück eine Lösung, die weniger schmerzhaft ist. Es braucht dafür allerdings nicht nur das richtige Tool, sondern auch die richtigen Prozesse und Routinen drumherum. Und schon ist das Buchen von Belegen, das Schreiben von Rechnungen und das Erstellen von Angeboten ein Kinderspiel!
Warum Buchhaltungstools für Selbstständige unverzichtbar sind
Als Selbstständige haben wir vor allem von einer Sache zu wenig: Zeit. Der gesunde Menschenverstand würde uns an dieser Stelle sagen: “Okay, zu wenig Zeit, dann musst du Aufgaben abgeben. Oder du musst deine Prozesse optimieren, um mehr in weniger Zeit zu schaffen.” Aber ich kenne viele Selbstständige, die nach wie vor ihre Belege in einem Schuhkarton sammeln. Und am Jahresende versuchen sie dann tagelang, Ordnung in das Chaos zu bringen, bevor sie alles dem Steuerberater übergeben. Das kann nicht die Lösung sein. Die Lösung, dass der Steuerberater die Buchhaltung komplett übernimmt, ist auch nicht für jeden ideal, denn sie ist kostenintensiv.
Bliebe also noch die Sache mit der Prozessoptimierung, und hier kommen Buchhaltungstools ins Spiel. Buchhaltung für Selbstständige muss schnell und einfach von der Hand gehen. Sie muss uns Arbeit abnehmen durch Automatisierung und sie muss so smart sein, dass sie Fehler vermeidet, bevor sie entstehen. Alle Belege, Rechnungen und Angebote an einem Ort, und am besten sogar von überall Zugriff darauf. Das ganze soll natürlich sicher und datenschutzkonform sein und auch noch den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entsprechen, von denen ich in meinem BWL-Studium mal irgendwas gelernt habe… Ja, von solchen Tools gibt es einige und wir haben die Qual der Wahl. Deshalb möchte ich dir heute meinen absoluten Favoriten vorstellen, den ich inzwischen seit über 5 Jahren nutze.
Papierkram* – so viel wie nötig, so wenig wie möglich
Papierkram ist ein Online-Buchhaltungstool, dass auf Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen spezialisiert ist. Es hat gerade so viele Funktionen, wie man wirklich benötigt. Der ganze überdimensionierte Kram, den sonst nur größere Unternehmen brauchen, wird einfach weggelassen. Außerdem ist es ein deutsches Tool, das in Deutschland gehostet wird. Das bedeutet, alle Kundendaten liegen auf einem deutschen Server, der dem strengen deutschen Datenschutzrecht unterliegt.
Die Funktionen von Papierkram
Mit Papierkram* kannst du Angebote, Rechnungen, Mahnungen & Co ganz easy mit deinen eigenen Vorlagen oder Standardvorlagen erstellen. Alle Einnahmen und Ausgaben gehen direkt in deine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung für die Steuererklärung), deine BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung für dich) und deine Umsatzsteuervoranmeldung, falls du umsatzsteuerpflichtig bist. Mit diesen Auswertungen hast du deine Finanzen immer im Blick.
Du kannst bei Belegen auch Eigenanteile buchen, z.B. wenn du dein Auto teilweise betrieblich und teilweise privat nutzt. Du kannst Projekte anlegen und Zeiten erfassen, außerdem kannst du Kunden verwalten. Eine meiner Lieblingsfunktionen ist die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung, die ich als XML exportieren und einfach bei ELSTER hochladen kann. So ist das Thema Umsatzsteuer auch in 5 Minuten erledigt.
Preisstruktur
Im Gegensatz zu vielen anderen Tools gibt es bei Papierkram sogar eine kostenlose Basisversion und ein günstiges Paket S, mit dem man in der Buchhaltung für Selbstständige schon richtig viel anfangen kann. Stand März 2024 kannst du in der kostenlosen Version Angebote und Rechnungen mit beliebig vielen Positionen auf eigenem Briefpapier schreiben, deine Rechnungen und Belege als CSV exportieren. Du kannst außerdem Zahlungseingänge überwachen, beliebig viele Ausgaben- und Einnahmenbelege buchen, Anlagegüter anlegen und fast die komplette Kunden- und Projektverwaltung nutzen. Außerdem hast du eine persönliche Mailadresse, an die du z.B. Belege per Mail weiterleiten kannst, damit sie sofort in deinem Posteingang auftauchen. Von dort kannst du sie dann ganz easy verbuchen. Das ist finde ich schon unglaublich viel für eine kostenlose Version.
Im Paket S kommen einige weitere Funktionen bei Angeboten und Rechnungen dazu, aber am Wichtigsten ist hier das Mahnwesen, die automatische Inhaltserkennung bei Belegen (Zeit sparen, du weißt schon), die Funktion zum Weiterberechnen von Belegen an Kunden und mehrere Schnittstellen, z.B. der Elster-XML Export. Am wichtigsten ist im Paket S aber auf jeden Fall die Möglichkeit, sich die ganzen Steuer- und Analyseberichte ausgeben zu lassen, also die EÜR, die UStVA, die BWA und den Cashflow. Ab der Version S gibt es auch noch einen Steuerberaterzugang und eine mobile App. Das ist ein Funktionsumfang, der für fast jedes kleine Business absolut ausreichend ist, und das zu einem unschlagbaren Preis.
Ich persönlich nutze das Paket M, weil es nochmal ein paar Funktionen freischaltet, die ich praktisch finde, z.B. ein Kundenportal, Abschlagsrechnungen, die Zahlung per Girocode auf den Rechnungen und eine erweiterte BWA, die mir noch bessere Einblicke in den aktuellen Stand meiner Business-Finanzen gibt. Aber ich bin auch lange mit dem Paket S sehr gut zurecht gekommen und das ist der ganz klare Preis-Leistungs-Sieger.
Was mich auch beeindruckt: Sogar wenn man irgendwann wieder auf die Free-Version downgraded, bleiben die Daten für 10 Jahre geschützt – das erfüllt auch wieder die Regeln für die Aufbewahrung von Belegen.
Meine Erfahrungen mit Papierkram*
Ich habe mich schon relativ früh in meiner Selbstständigkeit dafür entschieden, ein Buchhaltungstool zu nutzen, und bin dabei auf Papierkram gestoßen. Da habe ich erstmal mit der kostenlosen Version angefangen und für ein Jahr meine ganzen Rechnungen und Belege dort gebucht. Als die nächste Steuererklärung anstand, bin ich dann auf das Paket S gewechselt, um mir direkt die EÜR runterladen zu können. Die kann man übrigens wunderbar direkt in Elster in die entsprechenden Felder übernehmen, da die Vorlage für die EÜR von Papierkram alle entsprechenden Infos und Zeilennummern enthält.
Es kommen in den letzten Jahren immer wieder neue Funktionen dazu, die wirklich nützlich sind und die einem das Leben als Selbstständiger immer weiter vereinfachen. In der letzten Zeit kam z.B. der Girocode für Rechnungen, wie ich finde ein mega gutes Tool, um den Kunden die Bezahlung zu erleichtern. Für meine Businesskunden mit Buchungssytemen mag es nicht so relevant sein, aber für Privatkunden ist die Funktion, in der Banking-App einfach einen QR-Code zu scannen und keine ewig langen IBANs mehr eingeben zu müssen Gold wert. Auch die neue Funktion für Abschlagsrechnungen ist super praktisch, um z.B. eine Anzahlung oder eine Zwischenzahlung für ein großes Projekt anzufordern und zu buchen.
Dass ich von der Einfachheit der Umsatzsteuervoranmeldung begeistert bin, hatte ich ja schon gesagt. Hier ist auch noch zu erwähnen, dass sich bei einer Buchung eines Privatanteils, z.B. beim Firmenwagen, dieser auch auf den Umsatzsteueranteil auswirkt und so direkt alles korrekt gebucht werden kann. Das hat mir kürzlich der Support von Papierkram erklärt – auch noch ein Punkt, der absolut für dieses Unternehmen spricht. Der Support ist großartig, super schnell, hilfsbereit und meistens gibt es schon die passende Lösung für ein Problem.
Ich habe sogar für Papierkram mal ein Testimonial gemacht, das binde ich dir hier ein:
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Mehr InformationenBuchhaltung für Selbstständige – Routine ist alles
Um deinen Arbeitsalltag als Selbstständige zu erleichtern und gleichzeitig deine Buchhaltung auf Vordermann zu bringen, ist es wichtig, dass du einen klaren und effizienten Prozess etablierst. Hier ist beispielhaft der Ablauf meines aktuellen Buchhaltungsprozesses, der sich nahtlos in meinen Wochenplan integrieren lässt und mir hilft, den Überblick zu behalten, ohne dass die Buchhaltung zu einer großen Belastung wird.
Regelmäßige Organisation ist der Schlüssel
Unter der Woche folgst du diesen 3 simplen, aber effektiven Regeln:
- Rechnungseingang: Jede neue Rechnung, die eintrifft, sammelst du in einem speziell dafür vorgesehenen Ordner, den du zum Beispiel „Rechnungseingang“ nennst. Dies kann ein Unterordner deines Download-Ordners oder ein Ordner auf deinem Schreibtisch sein. Physische Rechnungen oder Belege, die per Post reinkommen, digitalisierst du sofort und legst sie ebenfalls in deinem Rechnungseingang ab. Wenn du keinen Scanner hast, aber mit Mac und iPhone arbeitest, kannst du mit einem Rechtsklick in deinem Rechnungseingang > Von iPhone oder iPad importieren > Dokumente scannen nutzen. Oder du benutzt eine Scanner App, mit der du den Beleg direkt per Mail an deine Papierkram-Eingangsmailadresse schicken kannst. Den physischen Beleg kannst du dann erstmal in einem Eingangskorb sammeln oder direkt abheften.
- Projektfortschritte: Ich nutze für diesen Schritt mein Trello-Board, du kannst aber auch jedes beliebige andere Tool dafür nutzen. Für jedes abgeschlossene Projekt oder einen erreichten Meilenstein, an dem eine Zahlung fällig wird, lege ich die zugehörigen Rechnungsposten in einer Trello-Karte „Abrechnung“ auf meinem Trello ToDo-Board ab. So habe ich immer den Überblick über anstehende Rechnungsstellungen, bin aber nicht gezwungen immer wieder zwischendurch Rechnungen zu schreiben. Außer man braucht gerade die Kohle, dann werden Rechnungen SOFORT geschrieben!
- Täglicher Finanzcheck: Mit Apps wie Finanzguru behältst du täglich deine Kontobewegungen, Zahlungseingänge und deine Liquidität im Auge. Ich kann dir diese App in der Pro Version dafür wirklich nur ans Herz legen. Es gibt hier auch viele tolle Auswertungen gibt und durch das Anlegen von Verträgen können geplante Buchungen sehr präzise vorhergesagt werden. Du weißt also immer, welche Kosten wann auf dich zukommen und wie viel Geld du im Monat ungefähr brauchst. Dies hilft dir, Überraschungen zu vermeiden und deine Finanzen proaktiv zu managen.
Wöchentliche Buchhaltungsroutine
Um deine Buchhaltung effizient und ohne täglichen Stress zu bewältigen, widmest du ihr einmal pro Woche deine volle Aufmerksamkeit. Du solltest dafür wirklich einen festen Termin haben. Bei mir ist der Montag immer Bürotag und ich habe mir im Kalender jede Woche feste Zeiten für Buchhaltung und Marketing geblockt. Hier ist ein Einblick in meinen Prozess:
- Login bei Papierkram
- Kontenabgleich
- Abrufe der neusten Kontoumsätze direkt in Papierkram
- Ignoriere Buchungen, die nicht relevant sind (z.B. Umbuchungen)
- Ordne die Kontoumsätze den bereits vorhandenen Buchungsbelegen zu
- Ausgaben bearbeiten
- Erstelle Buchungsbelege für neue Rechnungen, die bereits einen Kontoumsatz haben
- Erstelle Buchungsbelege für Rechnungen ohne Kontoumsatz, die noch im Ordner „Rechnungseingang“ liegen
- Ordne Belege zu wiederkehrenden Buchungen zu, indem du die Belegübersicht nach Belegen ohne Anhang filterst
- Einnahmen verwalten
- Überprüfe deine offenen Posten und schreibe gegebenenfalls Mahnungen
- Schreibe neue Rechnungen basierend auf den Aufzeichnungen, die du die Woche über gemacht hast. Lege dir ggfs. feste Pakete in Papierkram an, dupliziere alte Rechnungen oder nutze bestehende Rechnungen & Angebote als Muster, damit du dir die Texte für deine Positionen nicht jedes Mal wieder neu überlegen musst. Das spart viel Zeit!
- Verschicke die neuen Rechnungen & Mahnungen per E-Mail an deine Kunden, nutze auch hier Textbausteine aus vorherigen Mails oder Vorlagen, um Zeit zu sparen
- Überblick verschaffen
- Verschaff dir zum Abschluss kurz einen Überblick über die finanzielle Lage deines Business, beispielsweise durch eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die dir Papierkram zur Verfügung stellt. Wie hat sich dein Gewinn entwickelt? Wie hat sich dein Umsatz entwickelt? Wo sind die Kosten gestiegen? So hast du jede Woche ein Auge auf die wichtigsten Zahlen und kannst bei Bedarf sofort gegensteuern.
- Logout bei Papierkram
Indem du dir selbst eine solche Routine mit einem fest definierten Zeitpunkt und einem Prozess anlegst und befolgst, kannst du dafür sorgen, dass deine Buchhaltung stets auf dem neuesten Stand ist, ohne dass sie dich übermäßig belastet. So bleibt mehr Zeit für das, was du am besten kannst: dein Business vorantreiben.
Give it a try!
Ob es jetzt Papierkram* ist oder ein anderes Buchhaltungstool, probier es aus und schau auch, wie du deinen Prozess festigen kannst. Es hilft auch, den Prozess einmal komplett aufzuschreiben, so wie ich es hier gemacht habe. Wenn man diese einfachen Schritte umsetzt, ist die Buchhaltung für Selbstständige gar nicht mehr so chaotisch und nervig!